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人防档案管理工作中存在矛盾及对策建议

来源:江苏民防http://www.jsrf.gov.cn/news/RFLTT/2015/10/15102193722504328H0IGD0A5G3I0H.html

人防档案是人民防空战备建设和管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种文件资料。它是国家档案工作的重要组成部分,在服务地方经济发展和城市建设中,具有不可替代的作用。人防档案是人民防空平时规划、建设、管理, 战时布置防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的重要依据, 为人防事业发展储备了大量的信息及素材资源。它不仅真实记录过去人防建设的实际,更为将来人防工程的维护管理与开发利用奠定坚实的信息资料依据,为新形势下城市地下空间开发、城市应急管理、数据城市建设等提供可靠的信息资源保障。
 
近年来,随着城市规模的不断扩大和房地产产业的快速发展,人防档案数量也急剧增加。人防工程建设由也有原来的国家单一投资建设,转变为国家投资、集体投资、企业投资等多渠道投资建设。同时,信息化建设也逐步加快。新的形势对人防档案管理工作提出了新的要求。
 
人防部门在政府机构中往往属于边缘部门,人数少,专业人员缺乏,干部老龄化等情况极为普遍。加上部分人防部门领导干部认为档案工作不易出成绩,在资源配置上重视不够,导致部分地方的人防档案工作人手不足,知识老化,工作缺乏积极性,难以有实质性改善。
 
一、人防档案管理工作在新的历史条件下存在的三大矛盾
 
(一)传统手工作业方式与信息化管理的矛盾
 
人防档案管理工作主要包含对各类人防档案进行收集、征集,分类、立卷,保管、保护和开发利用等内容。随着档案工作信息化建设的不断发展,传统的把档案收来,著录之后入库,坐等查档的模式,已不能满足档案信息资源的开发与利用。从目前人防档案信息管理的现状看,仍存在着一定程度的“散、乱、闲”问题。 “散”是指从事人防档案信息工作的力量分散,档案信息分散。档案信息存贮和处理都分散在各部门,不便交流,有的重复建设,信息整体效用难发挥。“乱”是指档案信息工作缺乏系统性,从收集、处理、输出到存贮不规范化。“闲”是指没有得到综合利用。档案信息重在利用。档案信息利用的人越多,效率越高,创造的效益就越好。这些问题的存在,严重制约着档案信息资源作用的发挥。
 
部分基层人防部门档案管理人才缺乏,多数档案还是采用传统的以手工管理为主的方式进行,甚至还停留在“手写描图、装订成册、放箱入柜”的传统管理方式,不仅在编制阶段占用大量工作时间,检索过程也非常繁琐,在实际使用过程中信息获取和传递速度更是非常缓慢,大大降低了档案的功效。
 
(二)人防档案保密规定与合理利用的矛盾
 
人防部门的工作涉及国防、军事等领域,部分档案涉密。由于各种原因,人防档案管理工作普遍存在着重保存轻利用的现象,没有深入发掘档案信息资源的潜能。大批人防档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,造成档案浪费。人防部门工作人员在进行档案信息的检索过程中,往往存在数据保密,不对外提供的浓厚意识,即使在对外的相关材料时也会顾虑档案卷宗中信息的秘密等级而不进行引用,长久以往使得人防档案被束之高阁。人防部门领导自身对档案信息也了解不及时,不全面,失去了档案信息利用的有效性,档案管理人员的价值也无形中被抹杀。
 
(三)各部门分散管理与档案标准化之间的矛盾
 
人防档案管理虽然受到档案部门的指导,当因为涉及到保密和自身特点,在实践中常常出现地区之间对案卷分类、案卷题名、卷内目录、文件编号、保管年限等出现标准不统一的情况。部分地方人防档案还无法充分满足分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求,人防档案保管的规范化还不尽人意。人防档案需要按照国家有关的通用性和专门性的规定规范档案工作, 加强业务建设。只有推动人防档案保管的规范化和标准化,才能进一步对人防档案的数字化管理打好基础,为人防档案工作引入科学化、制度化、高效化的理念。
二、解决人防档案工作现实矛盾的建议
 
  (一)加强人防档案收集质量,建立规范信息化服务平台。
 
信息化是当代档案管理的主要技术标志,能够让人们更好更便捷地利用档案,创造出更大的效益。建立人防档案信息管理与运行机制已经刻不容缓。在档案信息的形成、收集、传递、利用过程中,要充分运用现代化信息技术,通过办公自动化档案管理软件,录入目录、文字、图表,实现计算机电子检索,对一些重要的工程档案实施数字化扫描,在保证档案实体不损坏、不流失的前提下,通过档案数字化工作,为平时调阅使用提供方便。实现档案计算机管理,建立档案编号系统、科学的归档系统、完整的档案检索系统及科学的追综系统。适应现代信息化管理的需要,及时将工程档案的前期准备文件、设计审批文件、施工记录文件以及竣工验收文件、人防工程图纸资料等及时输入电脑,建立相关数据库。
 
合理确定数据备份。在数据备份建设上,一是要利用信息化手段与地方政府档案部门实施有效对接,选择安全保密、位置固定的场所,建立异地备份数据;二是利用地下人防指挥所的安全空间,建设人防档案数据信息容灾备份库。通过数据容灾备份的建立,形成高效的管理平台,把信息数据纳入备份库统一管理,做到档案信息不丢失、不泄密,使人防档案信息资源、人防工程资源在服务经济社会发展中发挥先导作用,创造新特色。
 
加强信息检索。人防工程档案包含工程空间数据和属性数据。在对它们进行管理的时候,要注重完善分类分项管理模式,并编制好人防工程信息化管理的检索工具,确保人防工程档案信息化管理的系统性、完整性、准确性,为科学管理打下良好基础。要适应开放后检索与管理的要求。编制好相应的基础性检索工具,如开放档案目录;骨干性检索工具,如开放档案卡片目录;文字叙述性检索工具,如开放档案全宗介绍等。使档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。
 
推进人防档案管理网络中心建设。人防部门应该逐步实现人防纸质档案与电子档案配套管理的现代化信息系统,在确保人防档案安全、保密的情况下,建立双向、开放的交互式网络,由网络中心调节,达到档案资源共享。人防档案网络中心应该与政府机关、相关企事业单位档案管理部门数据库微机联网,以沟通档案信息,这不仅可获取人防所需的档案信息,同时也可提高人防档案信息的利用率。并通过计算机及其网络系统迅速、准确地向各有关单位提供所需要的档案信息,使之成为人防档案现代化信息管理的中枢。应广泛采用计算机开发更多更好地人防档案管理软件,达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化,使其能最大限度地满足人防系统内各级领导和有关部门的要求,更好地为人防改革、经济建设的发展服务。
 
(二)正确处理人防档案信息资源的开发利用与保密工作的关系。
 
随着新型城镇化建设的深入开展,人防档案必将在城市地下空间开发、人防工程平时开发利用和防灾减灾工作中发挥越来越重要的作用。在严格做好人防档案保密工作的同时,切实改进工作方式,使档案信息资源得到充分利用,为经济建设提供服务。保密的目的之一是为了利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。
 
一要确定人防档案的保密范围,做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。应召集人防、档案专业的技术专家,就如何划定人防档案保密范围进行研讨,在广泛征求意见的基础上,依据相关保密法律法规,明确人防档案开放利用的范围,落实公众知情权范围。在确定人防档案保密范围的同时,制定有关人防档案开放利用的保密审查办法,特别是纸质档案与电子档案的开放形式与查阅要求,确保人防档案保密审查有依据、有原则、有职责、有程序。
二要做好人防档案保密期限的区分及解密工作。人防档案保密期限表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。对过期的工程档案及时作出解密处理。做好保密工作的同时,更应该注重对档案的利用。人防档案详细记录着不同工程项目的数据参数,可以为后续工程提供许多有价值的借鉴和参考。考虑到人防部门的特殊性, 还应注意保密, 划分好保密等级。这就需要档案管理人员不断提高保密意识, 熟悉保密知识, 正确把握好保密尺度, 严格履行借阅制度, 执行审批手续。
 
三要开展人防工程档案保密工作的培训,从操作层面做好规范。1991年,国家人民防空办公室、国家档案局制定了《人民防空档案管理暂行规定》,该《规定》是人防档案管理的法规性、指导性文件。各级人防部门应该按照有关规定,将保密工作的培训放在首位,并就如何进行人防档案的保管、借阅、复制等对相关单位及个人进行辅导、培训,提出切实可行的办法,确保人防工程档案档案开放利用工作具有可操作性。人防部门要严格执行保密制度,将计算机与互联网物理隔离,实行内外网管理,凡上互联网的计算机均不准存放涉密资料,对于各种储存磁盘的管理和使用必须按照要求,编排目录、造册登记,确保人防档案保密工作万无一失。
 
  (三)加大资金投入,加强档案基础设施和标准化建设。
 
人防档案是平时人防工作的记录和开展工作的重要依据。人防部门应把加强档案建设纳入工作规划和年度计划,做到分工明确,措施到位,人员落实,使档案工作与业务工作同推进、同发展。
 
加强软硬件设施,提高档案保管和安全防护水平。要结合新型档案室层级要求,分门别类建立文书、财务、工程、声像、电子等档案,配备人防档案管理专用计算机、扫描仪、刻录机、复印机、管理软件等信息化设备,加快推进档案管理的信息化进程,确保档案资料的收集、入存、保管、使用率百分百。要将档案建设经费列入年度财务预算,充分考虑档案数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素,不断加大经费投入,配置相应的调温除湿设施、库房安全报警设施、网络安全设备等设施设备,解决好档案管理基础设施建设等关键性问题。
 
 加强人防档案的标准化工作。人防档案的作用是创造各种满足人们对人防工程档案利用的要求,包括编制各种查考工具,汇编各种参考资料,以及时、有效的方式提供人防档案服务。为此,就需要进一步推进人防档案的标准化和现代化管理。地方档案部门和人防部门可以联合档案专业研究机构,按照人防工程档案的主要特点、案卷分类、管理方法及现阶段档案管理模式,对人防档案的标准化工作进行研究,推动档案保管的规范化和标准化。
 
  (四)优化结构,提升档案管理人员业务素质
 
档案管理是一种综合性很强的学科,只有不断加强学习、更新知识,才能使档案的现代化管理水平得到不断提高。人防档案管理人员素质的好坏,直接影响到人防档案标准化、规范化、信息化管理进程。
 
为此,各级人防部门一方面应加强对档案管理人员进行定期业务培训,进一步提高他们的事业心和责任心,提高业务素质,调动其工作积极性和主动性。另一方面,要优化人员结构,使更多既懂得档案专业知识,又懂信息知识的人才上岗,充分发挥档案人员的聪明才智,让他们在档案工作上施展才华,使他们觉得从事档案工作可以有所作为。
 
  人防档案管理人员也要转变思想观念,摒弃档案业务工作不能产生物质财富和经济效益的陈旧观念,充分认识到档案管理工作的责任、价值和意义。要加强学习,了解人防工程建设的全过程,在实际工作中强化对建设单位的业务指导、监督。档案管理人员还应该及时更新知识,掌握现代化的档案管理手段,熟练使用工程档案管理的新工具、新技术,不断提高档案管理水平。(新沂市人防办   宁战宏)


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